De algemene vergadering van de overdragende welzijnsvereniging voorbereiden
De algemene vergadering van de overdragende welzijnsvereniging zal worden gevraagd om de overdracht van de algemeenheid goed te keuren. Deze algemene vergadering dient niet noodzakelijk in aanwezigheid van een notaris plaats te vinden.
Als de algemene vergadering echter eveneens de statuten van de overdragende welzijnsvereniging wenst te wijzigen in het kader van de overdracht, of wenst over te gaan tot de ontbinding van de welzijnsvereniging, zal deze algemene vergadering wel in aanwezigheid van een notaris dienen plaats te vinden. Afhankelijk van de voorgenomen statutenwijziging zullen u de specifieke formaliteiten en verslagen daaraan gekoppeld dienen te worden voorbereid. Vergeet uw statutenwijziging ook niet mee te delen aan het agentschap Wonen in Vlaanderen . Merk hierbij nog op dat beslissingen van de welzijnsvereniging tot wijziging van de statuten, tot verlenging van de duur van de welzijnsvereniging, tot vrijwillige ontbinding ervan, en tot de toelating van deelgenoten, alleen genomen kunnen worden als alle deelgenoten daarmee vooraf instemmen. Bij een statutenwijziging is die instemming alleen vereist voor wijzigingen die een verzwaring van de verplichtingen of een vermindering van de rechten van de deelgenoten teweegbrengen. Een statutenwijziging is bovendien niet enkel onderworpen aan een bijzondere procedure voor de deelnemers, maar ook nog aan een goedkeuringstoezicht van de Vlaamse regering, dat wordt uitgeoefend door de minister van Binnenlands Bestuur.
In de mate dat eveneens de statuten van de verkrijgende maatschappij zouden worden gewijzigd, zal ook een buitengewone algemene vergadering van de verkrijgende maatschappij dienen te worden georganiseerd. Dat zal bijvoorbeeld het geval zijn in geval van de overdracht om niet, om de onbeschikbare reserverekening op te nemen in de statuten. De algemene vergadering moet in dat geval plaatsvinden in aanwezigheid van een notaris. U moet de formaliteiten en verslagplichten die daareventueel aan gekoppeld zijn, naleven. Vergeet uw statutenwijziging ook niet vooraf ter goedkeuring voor te leggen aan de Minister bevoegd voor Wonen.
Informeer uw deelgenoten of aandeelhouders transparant
Op de bijzondere algemene vergadering van de overdragende welzijnsvereniging moet u rekening houden met de aanwezigheids- en beslissingsmeerderheden zoals bepaald in de statuten van de welzijnsvereniging. Verder in het draaiboek leest u meer over de aanwezigheid en meerderheid bij de bijzondere algemene vergadering.
Als de overdracht van algemeenheid gepaard gaat met de erkenning van een verkrijgende maatschappij als woonmaatschappij, houd er dan rekening mee dat de (stem)rechten van de aandeelhouders met het oog op de vorming van de woonmaatschappijen aanzienlijk kunnen wijzigen. In het algemeen deel over de woonmaatschappij leest u meer over de (rechten van) aandeelhouders van een SHM die zich omvormt tot woonmaatschappij.
Wat als er veel tijd ligt tussen het voorstel van overdracht en de bijzondere algemene vergadering?
De voorbereiding van de bijzondere algemene vergadering kan veel tijd vragen. Dus het kan zijn dat er tussen het voorstel van overdracht en de bijzondere algemene vergadering al heel wat tijd verliep.
Informeer daarom uw deelgenoten tussentijds over bepaalde veranderingen.
Ten slotte, als de wijzigingen dermate zijn dat de essentiële voorwaarden van de overdracht wijzigingen, moet u verplicht een nieuw voorstel van overdracht laten goedkeuren en neerleggen.